Prowadzenie działalności gospodarczej bez samochodu jest praktycznie niemożliwe. Wiele firm korzysta z pojazdów, niezależnie od branży, w której działają. Samochód może być środkiem trwałym, być używany na podstawie leasingu operacyjnego lub najmu, a czasem służy jako pojazd prywatny wykorzystywany do celów firmowych. Jak najlepiej rozliczyć koszty związane z samochodem? Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje, które pomogą rozwiać wątpliwości.

1. Samochód jako środek trwały

Jeśli zdecydujesz się na zakup samochodu firmowego i wprowadzenie go do środków trwałych, musisz uwzględnić jego wartość początkową. Wartość ta obejmuje:

• Cenę zakupu,

• Koszty dodatkowe, takie jak rejestracja, ubezpieczenie, opłaty skarbowe czy celne.

Dla czynnych podatników VAT, używających samochodu zarówno prywatnie, jak i w działalności, wartość początkowa będzie powiększona o 50% VAT-u nieodliczonego przy zakupie.

Wartość początkowa łączna stanowi podstawę do obliczenia odpisów amortyzacyjnych, które wpłyną na Twoje koszty uzyskania przychodów. Pamiętaj, że stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych wynosi zazwyczaj 20% rocznie, co oznacza, że okres amortyzacji wynosi 5 lat.

Aktualnie wysokość limitu amortyzacji zależy od rodzaju pojazdu. Dla samochodów z silnikami spalinowymi maksymalna wartość wynosi 150 tys. zł – wszelkie odpisy amortyzacyjne powyżej tej kwoty nie mogą być zaliczane do kosztów. W przypadku pojazdów elektrycznych limit ten jest wyższy i wynosi 225 tys. zł – odpisy amortyzacyjne ponad tę kwotę także nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Jednorazowy koszt czy amortyzacja?

• Jeśli wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł, możesz zaliczyć zakup jednorazowo do kosztów lub skorzystać z jednorazowej amortyzacji.

• Dla samochodów droższych stosuje się amortyzację. Standardowa stawka wynosi 20% rocznie (5 lat), ale w przypadku pojazdów używanych co najmniej 6 miesięcy można zastosować stawkę indywidualną 40% (2,5 roku).

2. Leasing operacyjny

Leasing to popularna alternatywa dla zakupu pojazdu. W przypadku leasingu operacyjnego comiesięczne raty leasingowe są ujmowane w kosztach firmy. Jednak odliczenia zależą od wartości pojazdu:

• Cała rata leasingowa jest kosztem dla pojazdów o wartości do 150 000 zł.

• Dla samochodów o wyższej wartości odlicza się jedynie część raty, wyliczaną na podstawie współczynnika (150 000/wartość pojazdu).

Pojazdy elektryczne: Dla samochodów elektrycznych limit ten wynosi 225 000 zł, co sprawia, że są bardziej korzystne podatkowo (225 000/wartość pojazdu)

3. Rozliczenie podatku VAT od wydatków na samochód

1. 100% odliczenia VAT

– Dotyczy pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych.

– Warunki: prowadzenie kilometrówki, sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu, zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego.

2. 50% odliczenia VAT

– Przysługuje, gdy pojazd jest wykorzystywany zarówno w firmie, jak i prywatnie.

-Nie wymaga prowadzenia kilometrówki ani zgłoszenia pojazdu.

3. Najem krótkoterminowy a VAT

– W przypadku najmu za granicą podatek VAT rozliczany jest w kraju wynajmu. Przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT przez VAT-REF.

– W Polsce VAT rozlicza najemca w ramach importu usług.

4. Najem długoterminowy a VAT

– VAT rozliczany jest przez najemcę niezależnie od miejsca przekazania pojazdu. Transakcja jest neutralna podatkowo.

4. Koszty eksploatacji samochodu

Koszty takie jak paliwo, serwis, naprawy czy części zamienne można odliczać w zależności od sposobu użytkowania pojazdu:

• Prywatne i firmowe użytkowanie: Odlicza się 75% wydatków oraz 50% VAT.

• Wyłącznie firmowe użytkowanie: Można odliczyć 100% kosztów i VAT, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań, takich jak:

  • Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówka),

  • Zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku,

  • Opracowanie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

5. Samochód prywatny w działalności

Jeśli wykorzystujesz w firmie (tylko  JDG) swój prywatny samochód, nie możesz zaliczyć jego wartości do kosztów działalności. Można jednak uwzględnić:

• 20% wydatków na paliwo, naprawy czy części zamienne.

   

  6. Koszty ubezpieczenia

  
  1. Pojazdy prywatne: Można zaliczyć do kosztów 20% wydatków na ubezpieczenie.
  2. Pojazdy firmowe:

• Ubezpieczenie OC i NNW: 100% kosztów.

• Ubezpieczenie AC i GAP: Odliczenie proporcjonalne do limitu 150 tys. zł dla pojazdów spalinowych i 225 tys. zł dla elektrycznych.

  Podsumowanie

Rozliczanie kosztów samochodu w firmie może wydawać się skomplikowane, ale odpowiednie podejście pozwala uniknąć błędów i zoptymalizować wydatki. Dobrze dobrane formy rozliczeń oraz znajomość przepisów VAT i PIT pomogą maksymalnie wykorzystać dostępne ulgi i odliczenia.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w rozliczeniach, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym BilanseXpert. Chętnie pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy!