logo na białym

Zwrot VAT-u w praktyce – przewodnik

maj 28, 2025 | Księgowość i Podatki

Czy w Twojej firmie częściej „odliczasz” niż „naliczasz” VAT? Jeśli tak, możesz wnioskować o jego zwrot i szybciej odzyskać gotówkę zamrożoną w podatku. Poniżej w przystępnej formie podsumowujemy kluczowe zasady, terminy i pułapki związane ze zwrotem VAT-u.

 

Kiedy powstaje nadwyżka do zwrotu?

  • VAT naliczony > VAT należny – najczęściej dzieje się tak u firm inwestujących, eksportujących lub rozpoczynających działalność. Wówczas możesz:

    • przenieść nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy,
    • albo poprosić urząd skarbowy o przelew środków.

      Podstawa prawna

Procedurę opisuje ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Prawo do odliczenia (a więc i zwrotu) mają zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Podatnik wskazuje w deklaracji, czy chce otrzymać pieniądze:

  1. Na rachunek VAT (środki pozostają w systemie split payment).
  2. Na zwykły rachunek rozliczeniowy.

Nie można dzielić kwoty pomiędzy oba konta.

Kontrola przed wypłatą – co może sprawdzić urząd?

Zwrot może zostać zweryfikowany w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Jeśli wszystko jest w porządku, urząd wypłaci VAT razem z należnymi odsetkami.

Terminy zwrotu VAT-u

Termin Kiedy stosowany? Ważne uwagi
60 dni standardowy zwrot po złożeniu JPK_V7 Urząd może przedłużyć, gdy potrzebuje wyjaśnień
180 dni gdy w deklaracji nie wykazujesz VAT należnego (np. inwestycje) Dłuższy termin rekompensuje ryzyko urzędu
25 dni – tryb przyspieszony po spełnieniu wszystkich warunków z art. 87 ust. 6 ustawy o VAT Szczegóły poniżej

Jak skorzystać z 25-dniowego zwrotu?

Muszą być spełnione m.in.:

  • pełne opłacenie faktur dających prawo do odliczenia,
  • łączna kwota „nieopłaconych” faktur w deklaracji ≤ 15 000 zł,
  • różnica VAT z poprzednich okresów ≤ 3 000 zł,
  • nieprzerwana rejestracja jako czynny podatnik i terminowe deklaracje przez ostatnie 12 miesięcy,
  • złożenie potwierdzeń zapłaty wraz z deklaracją.

    Kiedy urząd może odmówić przyspieszonego zwrotu?

Najczęstszy powód to nieopłacone faktury stanowiące podstawę odliczenia. Płatność kartą, przelewem czy nawet kompensata – wszystko musi być udokumentowane.

Dobre praktyki, by zwrot przebiegł gładko

  1. Pilnuj płatności – opłacaj faktury przed wysyłką deklaracji.
  2. Zgłaszaj rachunki do białej listy – unikniesz blokady split payment.
  3. Trzymaj dokumenty (faktury, wyciągi bankowe) w jednym miejscu – przyspieszysz ewentualną kontrolę.
  4. Korzystaj z JPK_V7 bez błędów logicznych – system eliminuje większość nieścisłości jeszcze przed wysyłką.
  5. Rozważ split payment – zwroty na rachunek VAT z reguły są mniej kwestionowane.
  1. Podsumowanie

Zwrot VAT-u może znacząco poprawić płynność Twojej firmy. Kluczem jest prawidłowa ewidencja i terminowe, dobrze udokumentowane rozliczenia. W wielu przypadkach możliwy jest nawet przyspieszony, 25-dniowy zwrot – o ile spełnisz ustawowe warunki.

Potrzebujesz wsparcia przy rozliczeniach VAT?

Nasi doradcy wyliczą nadwyżkę podatku, przygotują deklarację JPK_V7 i poprowadzą korespondencję z urzędem – od pierwszego wniosku aż po szybkie zaksięgowanie zwrotu na Twoim koncie.

BilanseXpert – biuro rachunkowe Łódź! Skontaktuj się z nami już dziś i sprawdź, jak możemy odciążyć Twoją firmę!