Dla kogo? Dla spółek z o.o. prowadzących pełne księgi (inwentaryzacja wg Ustawy o Rachunkowości – UoR) oraz dla firm z KPiR (remanent/spis z natury). Poniżej masz prosty przewodnik: terminy, zakres, wycena, listę dokumentów – tak, aby zamknięcie roku poszło gładko.

1) Podstawy prawne i słowniczek – dwa reżimy

• Spółki z o.o. (pełne księgi): obowiązuje inwentaryzacja z art. 26–27 Ustawy o rachunkowości – spis z natury zapasów, potwierdzenie sald należności, weryfikacja pozostałych aktywów/pasywów.

• KPiR (JDG/spółki osobowe): obowiązuje spis z natury (remanent) m.in. na 31 grudnia i 1 stycznia oraz przy starcie/likwidacji/zmianie wspólników – na podstawie rozporządzenia o KPiR.

2) Terminy – kiedy trzeba to zrobić?

Spółki z o.o. (UoR)

• Na ostatni dzień roku obrotowego jednostka musi przeprowadzić inwentaryzację aktywów. Dopuszczalne jest przeprowadzenie części spisów od 1 października do 15 stycznia następnego roku, pod warunkiem przypisania wyników do stanu na dzień bilansowy.

KPiR (remanent)

• Sporządzasz i wpisujesz do KPiR spis z natury m.in. na 31 grudnia (remanent końcowy) oraz na 1 stycznia (remanent początkowy), a także na start/likwidację/zmiany wspólników.

3) Co obejmuje remanent / inwentaryzacja?

UoR (spółki z o.o.)

• Spis z natury: zapasy (towary, materiały, półprodukty, produkcja w toku, wyroby).

• Potwierdzenie sald: należności (wysyłasz potwierdzenia do kontrahentów), środki na rachunkach bankowych.

• Weryfikacja: środki trwałe (gdy nie podlegają spisowi w danym roku), Wartości Niematerialne i Prawne, rezerwy, rozliczenia międzyokresowe.

KPiR (remanent)

• Obowiązkowo ujmujesz: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.

4) Wycena – po jakich cenach?

• KPiR: co do zasady według cen zakupu/nabycia, a gdy cena rynkowa z dnia spisu jest niższa – przyjmujesz cenę rynkową; wyroby gotowe – wg kosztu wytworzenia.

• UoR: wycena zapasów wg zasad rachunkowości jednostki (np. cena zakupu, metoda FIFO/średnia), z odniesieniem wyników na dzień bilansowy.

5) Jak remanent wpływa na podatek (KPiR)

W KPiR remanent koryguje dochód:

• gdy remanent końcowy > remanent początkowy → dochód rośnie,

• gdy remanent końcowy < remanent początkowy → dochód maleje.

  To wynika z art. 24 ustawy o PIT (różnica pomiędzy remanentem początkowym a końcowym koryguje koszty).

Uwaga: remanent roczny możesz ująć przy zaliczce za grudzień albo dopiero w rozliczeniu rocznym – to decyzja podatnika.

6) Organizacja krok po kroku

A) Spółka z o.o. (UoR)

Zarząd/pełnomocnik zatwierdza instrukcję inwentaryzacyjną i powołuje komisję.

Plan: co idzie spisem z natury, co potwierdzamy saldem, co weryfikujemy z dokumentów.

Organizacja: zamknięcia magazynów na czas spisu, oznaczenia „ruchów”, ostatnie WZ/PZ.

Dowody: CMR/kurier dla towarów w drodze, protokoły różnic, arkusze spisowe z podpisami.

Rozliczenie: różnice ilościowe/wartościowe, księgowania na dzień bilansowy, protokół końcowy.

B) KPiR (remanent)

Przygotuj arkusze: Lp., nazwa asortymentu, jednostka miary, ilość, cena, wartość, podpisy osób spisujących i właściciela.

Spisz faktyczne ilości na 31 grudnia; nie ujmujesz rzeczy skradzionych/zniszczonych – te korygujesz odrębnie w KPiR.

Wycena (cena zakupu/nabycia lub niższa rynkowa; wyroby – koszt wytworzenia).

Wpisz do KPiR remanent końcowy (a 1 stycznia – początkowy).

7) Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

• Brak wpisu spisu do KPiR – sam arkusz to za mało; musi być wpisany do księgi.

• Dowody wywozu/salda „po czasie” – w spółkach z o.o. potwierdzenia sald i dokumenty transportu przygotuj jeszcze w Q4 / na dzień bilansowy.

• Zła wycena (niezastosowanie niższej ceny rynkowej w KPiR) – weryfikuj cenniki/historie zakupów.

• Braki i odpady pominięte w remanencie KPiR – ujęcie jest obowiązkowe.

• Spis bez planu organizacyjnego – ruch towarów podczas inwentaryzacji generuje różnice trudne do wyjaśnienia (UoR).

8) Szablon arkusza spisu

Na arkuszu dodaj: datę i miejsce spisu, skład komisji/osób spisujących, podpisy oraz klauzulę „spis zakończono na pozycji …”.

Chcesz mieć to „z głowy”?

W BilanseXpert przygotujemy komplet dokumentów (instrukcja, arkusze, potwierdzenia sald) i rozliczenie różnic – a w KPiR policzymy wpływ remanentu na dochód.