Zmiana biura rachunkowego budzi zrozumiałą obawę: czy w trakcie przekazywania ksiąg spółka zdąży z rozliczeniami i czy nowe biuro będzie wiedziało, od czego zacząć?
Kluczowe jest ustalenie, za jaki okres odpowiada dotychczasowe biuro, jakie dane przekazuje i które sprawy pozostają otwarte. Same faktury nie pokazują jeszcze stanu rozrachunków ani tego, co wymaga wyjaśnienia.
W tym artykule odpowiadamy na pytania:
- Czy zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest bezpieczna dla spółki z o.o.?
- Jak ustalić, które rozliczenia kończy poprzednie biuro, a które przejmuje nowe?
- Jakie księgi i dane trzeba przekazać, by zachować ciągłość rozliczeń?
- Co zrobić, jeśli w przekazanej dokumentacji są braki?
- Które pełnomocnictwa i dostępy trzeba uporządkować?
- Ile trwa przejęcie księgowości i na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego biura?
Czy zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest bezpieczna?
Najłatwiej jest zmienić firmę księgową w momencie zakończenia roku podatkowego. Zwykle ułatwia to cały proces przekazania ksiąg roku. Nie jest jednak przeciwskazaniem to, by zmienić firmę księgową w trakcie roku obrotowego. Warto wówczas wyznaczyć moment przejęcia po rozliczonym miesiącu. Wtedy łatwiej ustalić, które zadania kończy dotychczasowe biuro, a od kiedy pracę rozpoczyna nowe.
O bezpieczeństwie zmiany decyduje przede wszystkim jasny podział zadań. Ustal, kto przygotuje i wyśle najbliższy JPK oraz inne wymagane rozliczenia. Osobno omów ewentualne korekty za wcześniejsze okresy. Jeśli jakieś salda lub dokumenty wymagają wyjaśnienia, zapisz, kto i do kiedy się tym zajmie.
Sprawdź też warunki obecnej umowy: okres wypowiedzenia, zasady zakończenia współpracy i sposób przekazania dokumentacji. Pozwoli to uzgodnić datę startu z nowym biurem, zanim pojawi się kolejny termin podatkowy.
Jakie dokumenty i dane przekazać nowemu biuru?
Nowe biuro potrzebuje danych, które pozwolą mu kontynuować prowadzenie ksiąg.
Zakres przekazania zależy od działalności spółki i momentu zmiany, ale warto zacząć od kilku obszarów:
- Księgi i salda: zestawienie obrotów i sald oraz dane potrzebne do rozpoczęcia pracy w nowym systemie.
- Rozrachunki: informacje o należnościach, zobowiązaniach, zaliczkach i płatnościach, które pozostają do rozliczenia.
- Ewidencje pomocnicze: między innymi dane o środkach trwałych i wartościach niematerialnych, jeśli dotyczą spółki.
- Podatki i sprawozdawczość: wcześniejsze deklaracje, pliki JPK, korekty, potwierdzenia wysyłek oraz dokumenty związane ze sprawozdaniami.
- Zasady księgowania: aktualna polityka rachunkowości i zakładowy plan kont.
- Sprawy otwarte: lista brakujących dokumentów, nieuzgodnionych sald i tematów wymagających dalszej pracy.
Polityka rachunkowości jest istotną częścią przekazania. Opisuje przyjęte przez spółkę zasady, w tym sposób prowadzenia ksiąg. Ustawa o rachunkowości wymaga jej udokumentowania i aktualizowania.
W większej spółce trzeba omówić także dane dotyczące projektów, inwestycji, transakcji zagranicznych czy używanego systemu ERP. Dlatego lista przekazywanych materiałów powinna wynikać z tego, jak firma faktycznie działa. W BilanseXpert przygotowujemy dla klienta listę kontrolną danych startowych jako załącznik do umowy.
Co zrobić, jeśli w dokumentacji są braki?
Po otrzymaniu plików porównujemy je z listą danych potrzebnych do rozpoczęcia obsługi. Sprawdzamy, czy wiadomo, jak rozliczyć pozycje przechodzące na kolejny miesiąc i które informacje trzeba jeszcze uzupełnić.
Klient otrzymuje raport braków: wskazujemy, co mamy, czego potrzebujemy i w jakim terminie należy dosłać dane. W pierwszym cyklu rozliczeniowym ponownie zgłaszamy brakujące dokumenty lub opisy dotyczące bieżącego miesiąca.
Jeśli wcześniejsze okresy wymagają uporządkowania albo korekt, ustalamy zakres tych prac osobno. Dzięki temu zarząd wie, które sprawy są objęte bieżącą obsługą, a które dotyczą rozliczeń sprzed zmiany biura.
Które pełnomocnictwa i dostępy trzeba sprawdzić?
Przed przejęciem obsługi sprawdź uprawnienia udzielone dotychczasowemu biuru. Ustal, które dostępy i pełnomocnictwa trzeba zmienić lub odwołać, a jakich będzie potrzebować nowe biuro.
Dotyczy to między innymi podpisywania deklaracji elektronicznych, dostępu do ZUS oraz uprawnień w KSeF, jeśli zostały nadane. Do zmiany lub odwołania pełnomocnictwa UPL-1 służy formularz OPL-1; pełnomocnictwo ZUS PEL można odwołać na formularzu PEL-O. Uprawnieniami w KSeF zarządza osoba uprawniona do działania w imieniu spółki.
Sprawdź również miejsce prowadzenia ksiąg. Jeżeli są prowadzone poza siedzibą spółki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o tym miejscu w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg.
Ile trwa przeniesienie księgowości do nowego biura?
Czas zależy od okresu wypowiedzenia dotychczasowej umowy, terminu przekazania danych i stanu ksiąg.
Przed podaniem daty rozpoczęcia obsługi poznajemy sytuację firmy. W BilanseXpert klient otrzymuje plan startu i listę potrzebnych dokumentów. Księgowanie rozpoczynamy w pierwszym cyklu rozliczeniowym. Drugi i trzeci miesiąc służą usprawnieniu obiegu dokumentów oraz potwierdzeniu stałego harmonogramu pracy.
Na co zwrócić uwagę, wybierając nowe biuro dla spółki z o.o.?
Zapytaj, jaki jest dokładny zakres bieżącej obsługi: prowadzenia ksiąg, rozliczeń CIT i VAT, plików JPK, zamknięć okresów oraz sprawozdawczości. Ustal też, jak biuro informuje o podatkach, wyjaśnia braki w dokumentach i jakie dane może regularnie przekazywać zarządowi.
Przy zmianie biura szczególnie ważna jest odpowiedź na pytanie: kto, co i do kiedy zrobi w pierwszym miesiącu współpracy? Warto znać również sposób przekazywania dokumentów, zasady kontaktu i zakres prac dodatkowych.
W BilanseXpert zaczyniemy od rozmowy i indywidualnej oferty. Po podpisaniu umowy przydzielamy opiekuna, uruchamiamy Panel Klienta w i przeprowadzamy krótkie wdrożenie online.
Dalsza współpraca może odbywać się w pełni zdalnie. Dokumenty przekazujemy elektronicznie; nie prowadzimy księgowości w modelu papierowym. Jeśli potrzebne jest spotkanie na miejscu, możemy porozmawiać w naszym biurze w Łodzi.
Planujesz zmianę biura rachunkowego? Napisz nam, od kiedy chcesz przekazać księgi i czy pozostały sprawy do wyjaśnienia. Przygotujemy indywidualną propozycję współpracy oraz listę danych potrzebnych na start.