W skrócie: w 2025 r. stawki dla Holandii to: dieta 50 € / doba, limit na nocleg 150 €, ryczałt za nocleg (bez rachunku) 25% limitu = 37,50 €, ryczałt „lotniskowy/dworcowy” 1× dieta (50 €) w jedną stronę lub 50% przy dojeździe tylko w jedną stronę, komunikacja miejska 10% diety za każdą rozpoczętą dobę. Kwoty w euro przeliczasz na złotówki średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Stawki obowiązujące w 2025 r.

Źródła stawek i zasad: rozporządzenie z tabelą państw (Niderlandy 50/150), ryczałt 25% noclegu, ryczałty dojazdowe i komunikacja 10%.

Kurs przeliczeniowy: diety i ryczałty w euro przelicz na PLN po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji.

Jak liczyć dietę – krok po kroku

1. Określ czas delegacji:

• drogą lądową – od przekroczenia granicy RP do ponownego jej przekroczenia;

• samolotem – od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju;

• morską – od wypłynięcia z ostatniego portu PL do wpłynięcia do pierwszego portu PL.
  

  
  2. Niepełna doba:

• do 8 h – 1/3 diety;

• 8–12 h – 1/2 diety;

• >12 h – pełna dieta.

  
  3. Posiłki zapewnione – pomniejszenia: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30%; gdy pełne wyżywienie, należy się 25% diety (na drobne wydatki).

Nocleg i transport – praktyczne zasady

• Nocleg: zwrot wg rachunku do 150 €/noc (Holandia). Bez rachunku – ryczałt 37,50 €.

• Ryczałt dojazdowy „lotnisko/dworzec”: 1 × dieta w miejscowości docelowej (i w każdej, gdzie był nocleg); 50%, jeżeli koszty w tylko jedną stronę. Nie przysługuje, gdy zapewniono bezpłatny transfer lub podróżujesz samochodem (służbowym/prywatnym).

• Komunikacja miejska: 10% diety za każdą rozpoczętą dobę; alternatywnie – rozlicz bilety.

• Prywatny samochód pracownika (kilometrówka): 0,89 zł/km (≤900 cm³) lub 1,15 zł/km (>900 cm³); motocykle 0,69 zł, motorowery 0,42 zł.

Trzy krótkie przykłady

A) Jednodniowe spotkanie w Amsterdamie (samolot)

Czas za granicą: 9 h → ½ diety = 25 €. Brak posiłków zapewnionych. Ryczałt dojazdowy: 50 € (miasto docelowe), komunikacja: 10% × 1 doba = 5 € (jeśli korzystano). Razem przed przeliczeniem: 25 + 50 + 5 = 80 €.

B) Rotterdam – targi, 3 doby, hotel ze śniadaniami

Diety:

• Doba 1: 50 € – 7,50 € (śniadanie) + 5 € (komunikacja) = 47,50 €

• Doba 2: 50 – 7,50 + 5 = 47,50 €

• Doba 3 (powrót < 8 h): 1/3 diety 16,67 € – 2,50 € (śniadanie) = 14,17 €

  Noclegi: 2 × 130 € = 260 € (poniżej limitu 150 €/noc). Dojazd lotnisko–hotel–lotnisko: 2 × 50 € = 100 €.

  Suma (przed przeliczeniem): 47,50 + 47,50 + 14,17 + 260 + 100 = 469,17 €.

  Zasady: częściowe wyżywienie, komunikacja 10%, limit Holandia 150 €, ryczałt dojazdowy 1× dieta.
  

  C) Montaż w Utrechcie (5 dni), auto prywatne
  Dieta: 5 × 50 € = 250 € (bez posiłków zapewnionych).

  Kilometrówka: załóżmy 2 200 km × 1,15 zł = 2 530 zł (auta >900 cm³).
  Noclegi (rachunki): 5 × 150 € = 750 € (w limicie).
  Komunikacja miejska: 5 × 5 € = 25 € (gdy były przejazdy).
  Ryczałty za dojazd lotniskowy/dworcowy: nie przysługują – podróż samochodem.

Terminy i dokumenty

Przed wyjazdem – polecenie wyjazdu (może być mailowe).
Rozliczenie delegacji – do 14 dni od powrotu (rachunki, bilety/faktury, potwierdzenia, kurs NBP do przeliczeń).
Zwrot kosztów – zgodnie z rozliczeniem (niezwłocznie).

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć:

• Zły kurs waluty – stosuj średni kurs NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie (dla diet/ryczałtów).

• Brak potrąceń za posiłki – pamiętaj: 15%/30%/30%; przy pełnym wyżywieniu tylko 25% diety.

• Błędnie liczony czas – licz od granic/ostatniego lotniska zgodnie z rodzajem transportu.

• Ryczałty „lotniskowe” przy jeździe autem – nie przysługują.

• Nocleg bez rachunku – wtedy tylko 37,50 € ryczałtu zamiast faktycznej ceny w limicie.

• Nieaktualna kilometrówka – w 2025 r. to 0,89/1,15 zł dla aut, 0,69/0,42 zł dla motoroweru.

Potrzebujesz policzyć konkretną delegację do Holandii (mieszana trasa, kilka odcinków, posiłki, różne kursy NBP)?

W BilanseXpert księgowość Łódź – zrobimy rozliczenie „od A do Z”: diety, noclegi, ryczałty, kilometrówka, właściwe kursy i komplet dokumentów pod kontrolę. Napisz do nas – zajmiemy się tym sprawnie i bez zbędnej papierologi.