Po co jest protokół?

To „pamiętnik” ze zgromadzenia: kto był, o czym rozmawialiście, jakie uchwały podjęliście i jak głosowaliście. Trafia do księgi protokołów i pomaga uniknąć sporów („co ustaliliśmy?”).

Kiedy wystarczy zwykły protokół, a kiedy notariusz?

• Zwykły protokół – przy większości spraw (np. zatwierdzenie sprawozdania, absolutorium, uchwały „codzienne”).

• Notariusz – gdy zmieniacie umowę spółki (np. nazwa, siedziba, kapitał, PKD). Wtedy protokół sporządza notariusz i ma formę aktu notarialnego.

Co musi znaleźć się w protokole?

• Dane spotkania: data, miejsce (albo „zdalnie”), godzina startu i zakończenia.

• Kto prowadzi: wybrany przewodniczący i protokolant.

• Czy spotkanie jest ważne: krótko, że zostało prawidłowo zwołane (kiedy i jak wysłano zaproszenia) albo że wszyscy wspólnicy byli obecni i nikt nie sprzeciwił się odbyciu zgromadzenia.

• Lista obecności (w załączniku) – także osoby online + ewentualnie pełnomocnicy.

• Porządek obrad – punkty, które omawiacie.

• Treść każdej uchwały – wpisz ją w pełnym brzmieniu.

• Wyniki głosowań – ile głosów „za / przeciw / wstrzymało się”.

• Sprzeciwy – jeśli ktoś głosował „przeciw” i zażądał wpisania sprzeciwu, wpisz to wprost.

• Podpisy – przewodniczący i protokolant.

• Wzmianka o wpisie do księgi protokołów.

Jeśli obrady były online, dopisz krótko jak potwierdzaliście tożsamość i jak odbywało się głosowanie (np. platforma, imienne oddawanie głosu).

Załączniki (do przypięcia do protokołu)

• Lista obecności (z podpisami; online – lista imienna uczestników).

• Pełnomocnictwa (skany/kopie z poświadczeniem).

• Dowody zwołania (np. potwierdzenia e-mail/kurier).

• Dokumenty omawiane na zgromadzeniu (np. sprawozdanie finansowe, projekty uchwał).

Mini-słownik (żeby było jasne)

• Przewodniczący – prowadzi posiedzenie.

• Protokolant – spisuje ustalenia.

• Sprzeciw – prośba wspólnika głosującego „przeciw” o wpisanie do protokołu, że się nie zgadza (ważne przy ewentualnym zaskarżaniu uchwały).

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

1. Brak info, jak zwołano zgromadzenie – zawsze dopisz 1–2 zdania o zaproszeniach.

2. Brak pełnej treści uchwał – w protokole podaj tekst uchwały w całości.

3. Niepoliczone głosy – wpisuj liczby: „za / przeciw / wstrzymało się”.

4. Brak sprzeciwu w protokole – jeśli ktoś żąda wpisania, trzeba to zapisać.

5. Sprawy osobowe bez tajnego głosowania – zaznacz, że głosowanie było tajne.

6. Zmiana umowy spółki bez notariusza – w takich sprawach idziemy do notariusza.

Krótka ściąga dla zarządu

• Mamy projekty uchwał.

• Wysłaliśmy zawiadomienia min. 2 tygodnie przed terminem albo wszyscy są obecni i się zgadzają.

• Wybraliśmy przewodniczącego i protokolanta.

• Mamy listę obecności (także online) i pełnomocnictwa.

• Wpisaliśmy treść uchwał i wyniki głosowań.

• Podpisy + księga protokołów.

• Jeśli zmieniamy umowę – notariusz.

Chcesz, żebyśmy przygotowali protokół pod Twoje zgromadzenie (protokół, lista obecności)? Księgowość Łódź BilanseXpert zrobimy to sprawnie i zgodnie z prawem. Skontaktuj się z nami.