logo na białym

Elektroniczny obieg dokumentów

sie 7, 2025 | Optymalizacja

O co chodzi z elektronicznym obiegiem dokumentów?

 

Tradycyjnie faktura krążyła po firmie w wersji papierowej: ktoś ją przyjmował, inny przepisywał, kolejna osoba akceptowała. Elektroniczny obieg dokumentów (w skrócie EOD) przenosi cały ten proces do chmury. Dzięki temu dokument trafia do systemu raz, a dalej „przepływa” cyfrowo – od rejestracji, przez akceptację, aż po księgowanie i archiwum. Efekt? Mniej papieru, mniej błędów i szybszy dostęp do danych. Z takiego systemu mogą skorzystać zarówno duże spółki, jak i małe działalności gospodarcze.

 

Największe korzyści dla firmy

Korzyść

Dlaczego to ważne?

Oszczędność czasu

Automatyczne rozpoznawanie danych (OCR) odczytuje pola z faktury, więc księgowa nie wklepuje ich ręcznie.

Mniej pomyłek

System eliminuje literówki i podpowiada prawidłowe stawki VAT.

Stała kontrola terminów

Program pilnuje dat płatności i wysyła przypomnienia, dzięki czemu unikasz odsetek.

Dostęp z każdego miejsca

Faktury przechowywane w chmurze możesz sprawdzić w biurze, w domu czy na telefonie.

Bezpieczeństwo

Szyfrowanie i wielopoziomowe logowanie chronią wrażliwe dane finansowe.


Jak działa EOD krok po kroku?

 

1. Rejestracja faktury – skan lub import PDF-a; system od razu odczytuje dane.

2. Obieg akceptacyjny – dokument trafia do odpowiednich osób (np. kierownika działu), które jednym kliknięciem zatwierdzają lub odrzucają.

3. Księgowanie – dane z faktury lądują w programie księgowym bez przepisywania.

4. Archiwizacja w chmurze – faktura trafia do bezpiecznego e-archiwum, skąd można ją pobrać nawet po kilku latach.

 

Funkcje, na które warto zwrócić uwagę

  • OCR – rozpoznaje tekst z papieru i PDF-ów.

  • Mobilna aplikacja – pozwala akceptować faktury na telefonie (przydatne dla osób w delegacji).

  • Wyszukiwarka i filtry – znajdziesz fakturę po numerze, kontrahencie czy kwocie w kilka sekund.

  • Integracje – z programem księgowym, bankiem czy systemem ERP, aby dane przepływały automatycznie.

  • Raporty – podgląd kosztów i zobowiązań w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie – plan w 5 krokach

1. Analiza potrzeb – ustalamy, które etapy obiegu chcemy zautomatyzować.

2. Dobór i konfiguracja systemu – wybieramy narzędzie, ustawiamy słowniki, schematy dekretacji i uprawnienia.

3. Migracja/digitalizacja dokumentów – wciągamy aktualne faktury do systemu.

4. Szkolenie pracowników – parę godzin warsztatów i każdy wie, gdzie kliknąć „zatwierdź”.

5. Wsparcie i rozwój – monitorujemy użycie, doszlifowujemy proces, dodajemy integracje.

 

Ile to kosztuje?

 

Koszt zależy głównie od liczby użytkowników, zakresu funkcji i modelu (licencja czy abonament). Oszczędności czasu i eliminacja błędów szybko spłacają koszt aplikacji.

 Jak pomaga nasze biuro rachunkowe w Łodzi?

  • Udostępniamy klientom nowoczesny system EOD (bez dodatkowych opłat w wybranych pakietach).

  • Konfigurujemy przepływ akceptacji

  • Szkolimy z obsługi i jesteśmy pod telefonem, gdy pojawią się pytania.

  • Przejmujemy księgowanie – faktura wpada do systemu, a my zaksięgujemy ją niemal w czasie rzeczywistym.

Sprawdź naszą ofertę i cennik – dzięki EOD księgowość w Twojej firmie będzie szybsza, tańsza i bezpieczna. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym BilanseXpert – księgowość Łódź w praktyce, bez papierowego chaosu!