Stan prawny na 02.2026 r.: w rozliczeniach delegacji zagranicznych nadal stosujemy stawki diet i limity noclegowe z załącznika do rozporządzenia o podróżach służbowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190).
W przestrzeni publicznej pojawiają się informacje o projekcie podwyżek (w tym diet), ale dopóki zmiany nie zostaną opublikowane w Dzienniku Ustaw i nie wejdą w życie, w praktyce rozliczeniowej obowiązują dotychczasowe stawki.

Czym jest dieta zagraniczna i po co się ją stosuje?

Dieta zagraniczna to ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej poza Polską. Do tego dochodzą m.in. zasady zwrotu kosztów noclegu (z limitem) oraz wybrane ryczałty/zwroty kosztów.

W praktyce (szczególnie w firmach prywatnych) regulamin/umowa może przewidywać inne wartości niż rozporządzenie – natomiast dla podatków i ZUS kluczowe są limity „urzędowe”.

Diety a podatki i ZUS – co jest „bezpieczne” (limitowo)?

PIT

Co do zasady diety i inne należności za czas podróży służbowej korzystają ze zwolnienia z PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach (czyli w praktyce do limitów z rozporządzenia).

ZUS

Analogicznie – należności z tytułu podróży służbowych nie wchodzą do podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Wniosek praktyczny: jeśli pracodawca wypłaci dietę/zwroty powyżej limitów, nadwyżka co do zasady staje się „wrażliwa” podatkowo i składkowo (wymaga weryfikacji w konkretnym stanie faktycznym).

Jak liczyć dietę w delegacji zagranicznej?

1) Pełna doba i niepełna doba

Rozporządzenie wskazuje prosty mechanizm:

• za każdą dobę podróży zagranicznej – dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę:
  • do 8 godzin – 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – 50% diety,
  • ponad 12 godzin – 100% diety.

2) Bezpłatne wyżywienie – kiedy dietę trzeba obniżyć?

Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje tylko 25% diety.
Jeżeli zapewniono pojedyncze posiłki – dietę zmniejsza się, przyjmując:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

Nocleg w delegacji zagranicznej – rachunek, limit i ryczałt

• Co do zasady zwrot noclegu następuje na podstawie rachunku/faktury – w granicach limitu dla danego państwa z załącznika.

• Jeżeli nie ma rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt 25% limitu (z istotnymi wyjątkami, np. „za czas przejazdu” ryczałt nie przysługuje).
• W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na zwrot ponad limit (to już temat do ostrożnej oceny podatkowo-składkowej).

Dodatkowo: za każdy dzień pobytu w szpitalu (w czasie podróży zagranicznej) dieta co do zasady spada do 25%.

Stawki diet zagranicznych 2026 – najpopularniejsze kierunki (dieta + limit noclegu)

Poniżej zestawienie najczęściej spotykanych kierunków (pełna lista państw jest w załączniku do rozporządzenia).

2 krótkie przykłady rozliczenia (żeby nie pogubić się na progach)

Przykład 1: Niemcy, 2 doby + 7 godzin, zapewnione 2 obiady

• Stawka: 49 EUR/doba.
• Czas: 2 pełne doby = 2 × 49 = 98 EUR + 7 godzin = 1/3 diety = 16,33 EUR → razem 114,33 EUR (przed obniżeniem).
• Dwa bezpłatne obiady: obiad to 30% diety → 0,30 × 49 = 14,70 EUR; 2 × 14,70 = 29,40 EUR obniżenia.
• Dieta po obniżeniu: 114,33 – 29,40 = 84,93 EUR.

Przykład 2: UK, nocleg 250 GBP, limit 220 GBP

• Limit noclegu dla UK: 220 GBP.
• Jeżeli rozliczamy „standardowo” w ramach limitu – zwrot noclegu do 220 GBP, a nadwyżka wymaga decyzji pracodawcy i ostrożnej oceny skutków.

Najczęstsze błędy w delegacjach zagranicznych (które generują dopłaty i korekty)

1. Zła kwalifikacja progu godzinowego (1/3 vs 1/2 vs 100%).
2. Brak obniżenia diety mimo zapewnionych posiłków (albo obniżenie „na oko”, a nie 15/30/30).
3. Rozliczenie noclegu ponad limit bez jasnej decyzji i bez analizy podatkowo-składkowej.
4. Wypłaty ponad limity bez rozdzielenia na część „limitową” i „nadwyżkową” (PIT/ZUS).
5. Brak dokumentów do kosztów innych niż dieta/ryczałty (rachunki/faktury/bilety).