Dlaczego osobny wpis o Niemczech?
Nasi klienci często wysyłają pracowników właśnie do Niemiec – od krótkich wyjazdów na targi w Hanowerze, po kilkutygodniowe montaże w Bawarii. Poniżej znajdziesz prosty, ale pełny przewodnik na 2025 r.
Stawki obowiązujące w 2025 r.
Pozycja |
Kwota w EUR |
Dieta dobowa |
49 € |
Limit na nocleg (rachunek) |
170 € |
Ryczałt za nocleg (bez rachunku) |
25 % limitu = 42,50 € |
Ryczałt za dojazd z/na dworzec lub lotnisko |
1 × dieta (49 €) w jedną stronę lub 50 % gdy tylko przy wyjeździe/powrocie |
Ryczałt na komunikację miejską |
10 % diety za każdą rozpoczętą dobę (4,90 €) |
Kurs przeliczeniowy: wszystkie kwoty w euro zamieniasz na złotówki po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed rozliczeniem delegacji.
Dieta krok po kroku:
1. Określ czas delegacji – liczymy od chwili przekroczenia granicy Polski do powrotu.
2. Zastosuj proporcje dla niepełnej doby:
do 8 h – ⅓ diety (16,33 €)
8–12 h – ½ diety (24,50 €)
12 h – pełna dieta (49 €)
3. Odejmij zapewnione posiłki (hotel, konferencja):
śniadanie – 15 % diety
obiad – 30 % diety
kolacja – 30 % diety
Koszty noclegu:
-
Z rachunkiem: zwracasz do limitu 170 €. Gdy hotel jest droższy, nadwyżkę musisz uzasadnić lub pokrywa ją pracownik.
-
Bez rachunku: ryczałt 42,50 € za każdą noc.
Transport:
Sytuacja |
Jak rozliczyć? |
Samolot / pociąg |
bilet + ryczałty za dojazd na lotnisko/dworzec (patrz tabela w §2) |
Komunikacja miejska na miejscu |
10 % diety za dobę lub rzeczywiste bilety |
Prywatny samochód pracownika |
tzw. kilometrówka: 1,15 zł/km (silnik > 900 cm³) lub 0,89 zł/km (≤ 900 cm³) |
Samochód firmowy |
faktury za paliwo, opłaty drogowe, parkingi; bez ryczałtów za dojazdy |
Trzy praktyczne przykłady:
Przykład A – Spotkanie jednodniowe w Berlinie
Wyjazd samochodem firmowym: wyjazd 06:00, granica 08:00; powrót przez granicę 18:00, w domu 20:00.
1. Czas za granicą: 10 h → ½ diety = 24,50 €
2. Brak posiłków zapewnionych → nie ma potrąceń.
3. Dojazd z/do granicy własnym autem firmowym → brak ryczałtów.
Koszt podatkowy: 24,50 € × kurs NBP + paliwo z faktur.
Przykład B – Targi w Hanowerze, 3 doby
Samolot z Warszawy; hotel zapewnia śniadania.
Doba |
Dieta |
Śniadanie (–15 %) |
Komunikacja (10 %) |
Razem |
1 |
49 € |
–7,35 € |
4,90 € |
46,55 € |
2 |
49 € |
–7,35 € |
4,90 € |
46,55 € |
3 (powrót < 8 h) |
16,33 € |
–2,45 € |
0 € |
13,88 € |
Noclegi: 2 × 120 € = 240 € (poniżej limitu).
Dojazd lotnisko-hotel-lotnisko: 2 × 49 € = 98 € ryczałtu.
Łączny koszt przed przeliczeniem: 46,55 € + 46,55 € + 13,88 € + 240 € + 98 € = 445,0 €.
Przykład C – Delegacja własnym autem prywatnym, montaż w Stuttgarcie (5 dni)
Dystans PL-DE-PL: 2 400 km; hotel bez śniadań.
1. Dieta: 5 × 49 € = 245 €
2. Kilometrówka: 2 400 km × 1,15 zł = 2 760 zł = ok. 638 € (przelicznik 1 € = 4,33 zł).
3. Nocleg: 5 × 170 € = 850 € (rachunki).
4. Komunikacja miejska: 5 × 4,90 € = 24,50 € (tramwaj).
Razem: 1 757,5 €.
Terminy i dokumenty:
Krok |
Termin |
Wskazówka |
Polecenie wyjazdu / Travel order |
przed wyjazdem |
W praktyce wystarczy e-polecenie mailowe. |
Rozliczenie delegacji |
14 dni od powrotu |
Dołącz rachunki, oświadczenie przebiegu km, kurs NBP. |
Przelew zwrotu kosztów |
zgodnie z rozliczeniem |
Brak zwłoki = brak roszczeń odsetkowych pracownika. |
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć:
Błąd |
Skutek |
Jak uniknąć? |
Użycie kursu dnia wyjazdu |
zaniżone koszty |
zawsze bierz kurs NBP z dnia przed rozliczeniem |
Zapomniane potrącenia za posiłki |
nadpłata |
notuj, co było w cenie hotelu |
Brak rachunku hotelowego |
tylko 42,50 € zamiast realnej ceny |
poproś o fakturę |
Stawki kilometrówki z innego roku |
odrzucenie części kosztu |
na 2025 r.: 0,89 zł / 1,15 zł |
Potrzebujesz wsparcia przy rozliczeniu wyjazdu do Niemiec albo chcesz wprowadzić prosty workflow delegacji w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym w Łodzi – wyliczymy diety, ryczałty, kilometrówkę, rozliczymy prawidłowe kursy NBP. Księgowość Łódź w praktyce, bez stresu i bez kar ze skarbówki!
