Prawidłowe wystawianie faktur to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy błąd może prowadzić do opóźnień w płatnościach, problemów podatkowych lub konieczności wystawiania korekt. Oto najważniejsze porady, które pomogą Ci uniknąć pomyłek i ułatwią prowadzenie dokumentacji księgowej.
- Zadbaj o poprawne daty
Termin wystawienia faktury (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT) to maksymalnie 15. dzień miesiąca po dostawie towaru/usługi. W przypadku zaliczek wskaż datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
- Zweryfikuj dane kontrahenta
Podstawą poprawnej faktury są dane obu stron transakcji. Sprawdź, czy nazwa firmy, adres oraz numer NIP są prawidłowe. Błędne dane mogą skutkować koniecznością wystawienia faktury korygującej.
- Podaj szczegółowe informacje o transakcji
Faktura powinna jasno określać rodzaj i ilość towarów lub usług, ich wartość netto, stawkę VAT oraz kwotę brutto. Nie zapomnij również o uwzględnieniu ewentualnych rabatów lub upustów, jeśli mają zastosowanie.
- Zastosuj odpowiednie oznaczenia
Jeżeli faktura dotyczy szczególnych procedur, takich jak metoda kasowa, mechanizm podzielonej płatności (split payment) czy procedura marży, pamiętaj o umieszczeniu odpowiednich adnotacji. Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT konieczne jest podanie podstawy prawnej zwolnienia.
- Użyj kodów GTU
W przypadku faktur dotyczących towarów lub usług objętych obowiązkiem oznaczania kodami GTU (Grupa Towarowo-Usługowa), upewnij się, że właściwe kody zostały prawidłowo przypisane. Błędne oznaczenia mogą prowadzić do sankcji podatkowych lub konieczności korekt.
- Faktury uproszczone
Podatnicy mogą wystawiać faktury uproszczone na kwoty do 450 zł lub 100 euro. Tego rodzaju faktury nie muszą zawierać pełnych danych nabywcy. Nie można ich jednak stosować przy sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.
- Podpisy i archiwizacja faktur
Faktury nie muszą zawierać podpisów ani pieczątek, aby były uznane za ważne dokumenty księgowe. Warto jednak zadbać o bezpieczną archiwizację dokumentów, najlepiej w formie elektronicznej, co ułatwi ich późniejsze wyszukiwanie.
Podsumowanie
Prawidłowe wystawianie faktur to nie tylko obowiązek prawny, ale także sposób na uniknięcie problemów z kontrahentami i urzędem skarbowym. Dzięki przestrzeganiu powyższych zasad możesz prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami i zyskasz pewność, że Twoje faktury są zawsze poprawne.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak nasz panel klienta może ułatwić prowadzenie Twojej firmy!
📞 +48 793 325 596
📧 biuro@bilansexpert.pl
